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ISSN 1562-4730 versión on-line

 


Biblios n.35 Lima 2009

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ARTÍCULOS

 

Los archivos nacionales hispanoamericanos y la gestión de información de sus sedes web1

The hispano-american national archives and the information management of their websites

 

Celia Chaín Navarro

Departamento Información y Documentación. Facultad de Comunicación. Universidad de Murcia.

 


RESUMEN

Con este trabajo se pretende conocer, por un lado, las características de los archivos nacionales de Hispanoamérica (referidas principalmente a las instalaciones, depósitos y recursos); y por otro, la situación actual relativa a la creación, desarrollo y/o mantenimiento de las sedes web de estas instituciones. Para ello, se confecciona un cuestionario cuyas preguntas se clasifican en tres apartados (datos de la institución, datos del webmaster y datos del sitio web) y se envía por correo electrónico. Los resultados demuestran que el AGN de México es el que mayor número de recursos humanos y materiales posee, y que a ninguno de los webmasters de estas instituciones se le requirió estudios específicos de Biblioteconomía y Documentación (o de Ciencias de la Información) para desempeñar ese puesto de trabajo. Sin embargo, se concluye que para acceder a tal puesto, más que estudios específicos, se requiere ciertos conocimientos, como lenguajes de programación, diseño web, desarrollo de proyectos web y gestión de información.

Palabras clave: Gestión de información; gestión de contenidos; sede web; sitio web; Archivo Nacional; América Latina; Hispanoamérica; webmaster.

 


ABSTRACT

In this paper we want to find out, on the one hand, the characteristics of the Latin American national archives (mainly referring to installation, deposits and resources); and the other hand, the current situation relating to the creation, development and maintenance of these institutions. For this, we design a questionnaire whose questions are classified in three sections (institution’s data, webmaster’s data and the website’s data), and it was sent by e-mail. The results show that the Mexican National Archive has the highest number of human and material resources, and that none of the webmaster of these institutions needed to have a LIS degree to carry out their job. We concluded that to obtain this job some specific studies would be required, such as some knowledge of programming languages, web design, project web development and information management.

Keywords: Information management; contents management; website; National Archive; Latin American; Hispano América; webmaster.

 


1. Introducción

A pesar de que en la Sociedad de la Información uno de los aspectos más importantes es el tecnológico, es sabido que las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) no se desarrollan de igual forma para todos, y en este sentido surge la denominada ‘brecha digital’, siendo ésta definida como el espacio que separa a aquellos que poseen acceso regular y efectivo a tecnologías digitales (‘conectados’) y aquellos que no lo tienen (‘desconectados’) (Civallero, 2006).

En muchas ocasiones se ha relacionado la brecha digital únicamente con no tener acceso a las TIC (radio, televisión, telefonía, ordenador e Internet). Si bien este acceso es el punto de partida para explicar el problema, existen otras muchas variables que se interrelacionan, y por tanto ninguna es suficiente por sí misma para explicarlo (Bertot, 2003: 186). Rodríguez (2006: 33) señala que la brecha digital se determina por:

  1. La tecnología disponible, es decir, la infraestructura en servicios y la apropiación de la tecnología como resultado de la disponibilidad de recursos financieros.

  2. La apropiación social de las TIC como resultado de su utilidad o valor social.

  3. La capacidad de las personas para beneficiarse de las TIC, habilidades y aptitudes desarrolladas por los procesos educativos formales e informales.

  4. Las condiciones de desarrollo económico de las comunidades.

  5. La distribución geográfica de las comunidades.

  6. Las características demográficas de la población.

Dupuy (2007) diferencia entre brecha y fractura digital. Indica el autor que existe brecha digital cuando, en un momento determinado, se constatan disparidades importantes de acceso y/o de uso digital; y de fractura digital cuando se observa que las desigualdades digitales tienen un efecto acumulativo que dan lugar a una dinámica perniciosa, a círculos viciosos que implican a otros sectores además del estrictamente digital.

La Comisión Económica para América Latina y el Caribe, CEPAL (2008) distingue dos tipos de brechas: la brecha internacional, referida a la brecha entre América Latina y el Caribe con el resto del mundo, y la brecha interna, referida a las diferencias existentes dentro de la propia región. Respecto a la primera, la CEPAL indica que América Latina y el Caribe están por debajo del promedio mundial en cuanto a difusión de las TIC, excepto en el segmento de la telefonía móvil. Respecto a la brecha interna, afirma que ésta aumenta a medida que se avanza hacia tecnologías más complejas y costosas para los usuarios.

En América Latina y el Caribe la brecha digital tiene tres dimensiones: en cuanto a extensión (acceso), en cuanto a profundidad (la calidad de ese acceso) y en cuanto al uso (Guerra, 2008).

En el acceso a las TIC la brecha es bastante amplia entre los denominados países desarrollados y los no desarrollados. En el año 2005, en América Latina y el Caribe, los ingresos son el principal determinante en el acceso a Internet, y la educación determina tanto el acceso a la Red como a los ordenadores (CEPAL, 2008).

Otras dos barreras de acceso a las TIC son el interés o motivación y las destrezas o habilidades. En el primer grupo se encuentran aquellas personas que no tienen interés en acceder a Internet por no asociar los beneficios de éste con las necesidades personales, la desconfianza de realizar trámites en línea y la ausencia de contenidos en el idioma propio. Las barreras de destreza se constituyen por el miedo a equivocarse, la negación al aprendizaje continuo y tener que actualizarse constantemente (Fernández, 2005).

El idioma también se presenta como una barrera para el cibernauta latinoamericano, pues aunque no coinciden las cifras proporcionas en diversos estudios (Internet 2008; Paolillo, 2005; Serrano, 2003; Tijeras 2007) sobre los idiomas de los contenidos de Internet, sí parece existir cierto acuerdo en que la mayor parte de estos contenidos se encuentran en inglés, chino y japonés, aunque con una tendencia creciente del español.

La brecha de calidad de acceso también es muy amplia entre los denominados países desarrollados y América Latina y el Caribe, donde el ingreso no es el único factor que la determina. También influye el uso de aplicaciones electrónicas, pues parece que cuanto mayor es la disponibilidad de aplicaciones de comercio, gobierno, salud, educación, entretenimiento, etc., mayor es la demanda de servicios de banda ancha (Guerra, 2008).

Si se tienen en cuenta los patrones de uso, se advierte nuevamente la importancia del ingreso y la educación como determinantes de la brecha digital de uso. Las personas con educación formal utilizan las TIC más avanzadas, sobre todo en el caso de Internet. Las personas con educación postsecundaria, en especial los estudiantes, presentan altos patrones de uso con independencia de su nivel de ingreso, siempre que no pertenezcan al quintil más pobre. (CEPAL, 2008).

Martín-Barbero (2004) afirma que para que los países latinoamericanos se apropien de los beneficios que suponen las TIC, van a requerir dotarse de una nueva base cultural que posibilite el acceso real de las mayorías a los diversos usos de las TIC. Afirma el autor que para conseguir esa base cultural se va a precisar un proyecto articulado sobre cuatro ejes: alfabetización virtual, priorización de la investigación sobre los modos de apropiación local de las culturas virtuales, digitalización de los diversos ‘mundos patrimoniales’ y la potencialización de la creatividad en la Red.

Uno de los proyectos creados con el objetivo de reducir la brecha digital existente es @LIS, programa de cooperación entre Europa y Latinoamérica dirigido a promover la Sociedad de la Información en ésta última (2). Además, la CEPAL creó el Observatorio para la Sociedad de la Información en Latinoamérica y el Caribe (OSILAC) (3) con el objetivo de dar apoyo a la producción, recopilación, procesamiento y difusión de datos, indicadores y metodologías, normalizando y armonizando las estadísticas sobre TIC, para analizar el estado de la Sociedad de la Información en América Latina y el Caribe.

En definitiva, la Sociedad de la Información es un proceso de transformación en diferentes ámbitos (empresarial, financiero, laboral y educativo) con diferentes grados de desarrollo que determinan las sociedades en lo social, económico, político y cultural, que implican la convivencia de sociedades y cuya mayor amenaza es la brecha digital (Uribe-Tirado, 2007c). Y es que ésta "es un reflejo de otras brechas sociales y económicas, pero también es una causa de exclusión que retroalimenta a las otras brechas ya existentes, y contribuye a aumentar las disparidades" (Prat, 2004: 44).

La disparidad de esta sociedad se entiende a partir de las consecuencias asociadas a la incorporación de las TIC, pues mientas que para algunos países éstas son el resultado de las inversiones realizadas en investigación y desarrollo, en otros se asumen porque son símbolo de progreso sin entender su utilidad y/o aplicabilidad (Peña, 2008). Así por ejemplo, en las temáticas presentes en las agendas nacionales de la Sociedad de la Información, se observa una mayor inclinación de los países de América Latina y el Caribe por las TIC como medio de integración social y mejoramiento de la calidad de vida de la población, más que como propulsor del desarrollo económico (CEPAL, 2008).

Si bien es cierto que las personas o comunidades que pueden acceder a la Red tienen la posibilidad de avanzar más rápidamente, no hay que olvidar que hay otras muchas que no pueden acceder a ella, y en ese sentido, la brecha digital contribuye a aumentar las diferencias entre unos y otros (Augusto, 2006; Chaín, 2006;). Queda claro, que la brecha digital es un problema con múltiples factores, por eso, es necesario estudiar no sólo el desarrollo de la brecha de acceso (o conectividad) y las barreras económicas, de motivación y de destreza, sino en términos sociales, esto es, cómo las personas van utilizando y adaptando las tecnologías (Echevarria, 2008; Fernández, 2005).

En esta nueva sociedad, basada en las tecnologías e Internet, resulta importante reconocer la labor de los profesionales de la información y la documentación (bibliotecarios, documentalistas, archiveros...) como gestores de información, profesionales con habilidades para la descripción, indización, clasificación y difusión, entre otras.

Los grandes cambios producidos en la sociedad actual como consecuencia de la aparición de las TIC están transformando las funciones y el perfil de los profesionales de la información. Éstos se tienen que redefinir para adaptarse al nuevo mercado laboral, para lo cual deben actualizar sus contenidos (especialmente idiomáticos e informáticos) y agudizar determinadas habilidades interpersonales, como la creatividad, liderazgo, sentido de organización y capacidad de análisis, síntesis, comunicación y trabajo en equipo (Augusto, 2006; Castro, 2007; Tejada, 2003 b).

Los egresados en Documentación están capacitados para realizar múltiples trabajos en la Administración Pública, como: diseño de websites, carga, mantenimiento y actualización de contenidos e interacción con los usuarios (Muñoz 2007). Parte de estos profesionales de la información actualmente están desempeñando tareas hasta ahora atribuidas a especialistas de otras profesiones, especialmente a los informáticos. Así por ejemplo, intervienen en el diseño de sistemas informáticos, se han convertido en webmasters, en diseñadores de sedes web e intranets y son expertos en búsquedas en la Red (Aramayo, 2001).

Coincidiendo con Tejada y Moreiro (Tejada, 2003a), la Universidad, responsable de la formación de profesionales, debe estudiar la inserción laboral y el desarrollo profesional de sus egresados para así poder adecuar mejor sus programas académicos. Es en esta institución donde se deben proporcionar y desarrollar los nuevos conocimientos, destrezas y habilidades que en la actualidad se está demandando. Sin embargo, varios autores (Augusto, 2006, Castro 2007) señalan que estas competencias y habilidades no se aseguran únicamente con la formación académica, ya que el diploma no garantiza conocimientos actualizados, lo que demuestra que los profesionales de la información tienen que ser conscientes de la necesidad de la formación continua.

Las sedes web deben ser sistemas de información, y como tal, deben ser creadas y gestionadas por un equipo multidisciplinar. Este equipo de trabajo no sólo debe estar compuesto por informáticos y/o ingenieros en telecomunicaciones, sino que también deben incorporar técnicos procedentes de otras disciplinas, como: diseñadores gráficos, profesionales de la información, arquitectos de información, periodistas o redactores, especialistas en accesibilidad y usabilidad, etc. (García, 2002), los cuales deben trabajar en estrecha colaboración y mantener una adecuada comunicación.

2. Objetivo del trabajo

En trabajos anteriores hemos estudiado tanto la presencia en Internet de los archivos nacionales de Hispanoamérica y la información ofrecida (Más, 2007), como los contenidos y servicios que se deberían proporcionar en las sedes web de esta tipología de archivos, basándonos en la opinión de los propios usuarios (Más, 2009).

El presente trabajo es una continuación y complemento de ellos, cuyo objetivo es conocer por un lado, las características de los archivos nacionales de Hispanoamérica (referidas principalmente a las instalaciones, depósitos y recursos); y por otro, la situación actual relativa a la creación, desarrollo y/o mantenimiento de las sedes web de estas instituciones, haciendo hincapié en la gestión técnica y en la de los contenidos.

De cada uno de los archivos se pretende tener información sobre la institución, el webmaster o persona encargada del mantenimiento de la sede web y de la propia sede web.

3. Metodología empleada

Como se ha comentado anteriormente, la finalidad de esta investigación es conocer la situación actual relativa a la creación, desarrollo y/o mantenimiento de las sedes web de los archivos nacionales de Hispanoamérica (4). Para ello, en primer lugar identificamos cuáles de estos archivos tienen presencia en Internet.

Una vez identificados, se confecciona un cuestionario dirigido a los webmasters o personas responsables de las sedes web, ya que nos interesa fundamentalmente conocer la información relacionada con las tareas que se realizan en la Web: diseño, inclusión de contenidos, mantenimiento técnico, actualización, difusión, etc. Sin embargo, para poder analizar los datos y extraer unas conclusiones adecuadas, es necesario aplicarlos a un contexto, por lo que también solicitamos información de la institución en sí, como superficie del edificio, recursos económicos y materiales con los que cuenta, etc.

Las preguntas del cuestionario se encuentran clasificadas en tres apartados:

  • Datos de la institución, compuesta por 28 preguntas relacionadas con las características de los depósitos y las instalaciones, las dotaciones presupuestarias, los recursos tecnológicos y las actividades de difusión.

  • Datos del webmaster, compuesta por 13 preguntas sobre las personas encargadas del mantenimiento de la sede web, tales como: estudios que posee, año en el que los terminó, tareas que desempeña, estudios o formación que requirió para desempeñar el puesto de trabajo, modo de acceso al mismo, tiempo que lleva desempeñándolo, cursos de formación que ha realizado, etc.

  • Datos del sitio web, compuesta por 25 preguntas, referidas a los recursos humanos con los que cuenta, los contenidos y servicios ofrecidos, así como al diseño, actualización y estadísticas de la sede web. La última pregunta de este bloque se deja para cualquier observación que consideren oportuno realizar.

Para la elaboración del primer apartado del cuestionario nos fue de gran utilidad el Informe Experto de la Fundación Histórica Tavera sobre la situación de los Archivos de América Latina (Fundación 2000), del cual hemos extraído algunas de las preguntas incluidas, ya que nos parece realmente interesante proporcionar datos actualizados sobre los recursos de que disponen estas instituciones. Las preguntas de los otros dos apartados se basan en nuestras propias necesidades informativas.

Tras la elaboración del cuestionario y tener identificados los archivos nacionales hispanoamericanos con presencia en Internet, navegamos por sus sedes web y localizamos los correos electrónicos donde enviar el cuestionario. Se busca principalmente el e-mail del director o directora, así como el de la persona encargada del mantenimiento del sitio web (webmaster) y si éstos no se encuentran disponibles, se localiza cualquier otro con el que poder contactar. Una vez identificados, se envían los cuestionarios, acompañados de una carta explicativa del objeto de estudio.

La elaboración del cuestionario, la localización de los correos electrónicos a los que enviarlo, así como el primer envío se realiza en los dos primeros meses del año 2008.

El nivel de respuesta fue muy bajo, por ello se envía el cuestionario (en dos formatos: Word y RTF) hasta un total de cinco veces a lo largo del año (2008), cuyas fechas fueron: 28 de febrero, 11 de abril, 25 de julio, 21 de octubre y 3 de diciembre. Además, en la segunda quincena de diciembre se intenta contactar por teléfono con aquellos archivos que aún no nos habían proporcionado ningún tipo de respuesta.

Los archivos participantes en esta investigación son aquellos que a finales del año 2008 nos habían remitido el cuestionario cumplimentado o habían afirmado que estaban rellenándolo, y que en breve nos lo remitirían.

4. Resultados

Del total de los 19 países hispanoamericanos, 17 (89,47%) tienen disponibles en Internet sus archivos nacionales, todos excepto el de Honduras y Venezuela, éste último por encontrarse su sede web fuera de servicio. Se debe resaltar que, aunque se ofrece información del Archivo Nacional de Nicaragua, en realidad no se trata del portal de la institución, sino de información general que alguien ha incluido en la Red, por lo que no se proporciona ningún dato de contacto, y por lo tanto no participa en el estudio.

Así, el cuestionario fue enviado a 16 archivos nacionales, el cual fue respondido por 12 (75%) de las instituciones: Archivo General de la Nación (en adelante AGN) de Argentina, Archivo Nacional (en adelante AN) de Chile, AN de Costa Rica, AN de Cuba, AN de Ecuador, AGN de El Salvador, AGN de México, AN de Panamá, AGN de Perú, AN de Paraguay, AN de Puerto Rico, AGN de la República Dominicana y AGN de Uruguay.

También es necesario destacar que en el caso de Paraguay se ha tenido en cuenta la sede web no oficial del archivo, ya que la oficial no se encuentra disponible en Internet.

Los resultados obtenidos tras el análisis de los cuestionarios recibidos se clasifican en tres apartados:

  • Archivos nacionales hispanoamericanos, donde se muestran las características de los depósitos y las instalaciones, las dotaciones presupuestarias, los recursos tecnológicos y las actividades de difusión.

  • Sedes web de estos archivos, que proporciona información relativa acerca de los sitios web de los archivos encuestados.

  • Webmasters de estas sedes web, donde se incluye las características de las personas encargadas del mantenimiento de las sedes web.

4.1 Archivos nacionales hispanoamericanos

La creación de estos archivos se ha producido en diferentes siglos (tabla 1). Así, el más antiguo es el paraguayo, creado en 1537 y el más moderno el puertorriqueño (1955). El mexicano se creó a finales del s. XVIII, los de Argentina, Costa Rica y Perú en el s. XIX, mientras que el resto surgió durante el s. XX.

 

 

Todos los archivos (excepto el de Paraguay, que no contesta) disponen de sede permanente y adecuada, aunque la superficie difiere entre ellos. Así, los de Chile, México, Puerto Rico, la República Dominicana y Uruguay son los más grandes, mientras que los de Ecuador y Paraguay los más pequeños. Como era de esperar, este dato coincide con el volumen de documentación que poseen las instituciones (tabla 2), de manera que aquellas con mayor superficie también suelen poseer mayor volumen de documentación. Todas las instituciones, excepto tres, afirman tener condiciones adecuadas de seguridad.

 

 

El AN de Panamá usa archivos mecánicos, mientras que todos los demás utilizan estanterías de metal, y algunos también de madera (tabla 3). Respecto al material de las cajas utilizadas para guardar los documentos, los más usados son el cartón y el cartón desacidificado.

 

 

La mitad de los archivos encuestados custodia documentación que abarca desde el s. XVI hasta la actualidad, cuatro abarcan los siglos XVI-XIX y dos albergan documentos de los siglos XVIII al XXI (tabla 4).

 

 

Tan sólo los archivos de Chile y México tienen todos sus fondos catalogados, aunque los de Argentina, Costa Rica y Paraguay lo han hecho entre un 76 y un 99%. Los de El Salvador, Puerto Rico, la República Dominicana y Uruguay no han catalogado ni el 25% de sus fondos.

En la mayoría de las instituciones el nivel de descripción de los documentos catalogados depende del fondo, esto es, suelen aplicar una descripción general de parte de la documentación y una descripción pormenorizada de otra parte. Sí que coinciden en el empleo de las normas ISAD-G para la catalogación de los fondos, excepto los archivos de Panamá y Paraguay. El primero utiliza una catalogación numérica y clasificación orgánica funcional, y el segundo no hace uso de catalogación moderna.

Además, todos los archivos, excepto el paraguayo y el peruano, disponen de cartografía histórica. En este sentido, los de Costa Rica, Puerto Rico y Uruguay poseen fundamentalmente planos de los siglos XIX y XX, y el de Ecuador también tiene planos, pero abarcan un siglo más (siglos XVIII al XX). Los de México y la República Dominicana custodian la cartografía histórica más antigua (siglos XVI-XX).

Tan sólo el AGN de Perú ha digitalizado entre el 26 y el 50% de los fondos que posee la institución, el resto no ha llegado al 25%. El AN de Uruguay no ha respondido a esta cuestión.

Los principales criterios seguidos para la digitalización de los fondos son los que responden a temas de interés nacional y los más deteriorados (utilizados por 5 archivos), así como los más consultados y los definidos por la dirección del centro (empleados por 4 archivos). Dos instituciones digitalizan los fondos correspondientes a un periodo determinado, y tan sólo una tiene en cuenta la documentación más antigua.

Estos archivos utilizan diferentes medios para su difusión (tabla 5), siendo los más habituales el sitio web de la institución, las publicaciones y la realización de visitas guiadas y exposiciones. En menor medida realizan cursos o seminarios para su difusión. Los de México, Puerto Rico y la República Dominicana son los que hacen uso de mayor diversidad de medios para difundirse. Los tres indican el empleo de otros medios, además de los señalados en la tabla 4, pero son el mexicano y el dominicano los que especifican cuáles son: spots de radio, de televisión e inserciones de prensa.

 

 

Todos los archivos, excepto el paraguayo, se relacionan con otras instituciones. Así, por ejemplo, el de Chile se coordina con colegios y universidades, el de Panamá con la universidad y el Registro Público del país, el de Perú con el Instituto Nacional de Cultura y el de Uruguay con instituciones públicas, privadas e institucionales, aunque no especifica cuales. El de Costa Rica se coordina principalmente con otros archivos públicos, bibliotecas, museos y con el Ministerio de Cultura y Juventud; y el de México se coordina con todo el Gobierno Federal y con archivos de diversa tipología (estatales, municipales, universitarios, etc.) que lo soliciten. Puerto Rico posee una organización de archivos y bibliotecas que coordinan actividades educativas para los miembros y para el público en general.

Observamos pues, que el AGN de México es uno de los que emplea mayor número de medios para la difusión de la institución y que se coordina con mayor número de instituciones, especialmente archivísticas. Se observa también que, exceptuando el caso de Ecuador, en aquellos países que tienen un Sistema Nacional de Archivos (Chile, Costa Rica, Ecuador, México, Perú, Puerto Rico y Uruguay) es donde sus archivos nacionales se coordinan con más instituciones y utilizan más medios para la difusión.

Respecto a los recursos materiales, estas instituciones tienen una media de 72 ordenadores, 18 impresoras, 3 fotocopiadoras, 2 equipos de microfilmación y 5 escáneres, existiendo un gran contraste entre ellos. En la tabla 6 se puede observar que el mexicano es el que mayor número de equipos informáticos posee, muy por encima del resto. Los de Costa Rica, Perú y la República Dominicana también se encuentran por encima de la media. Los de Paraguay, Panamá, Ecuador y El Salvador son los que cuentan con menos recursos informáticos.

 

 

Y respecto a los recursos humanos, en estas instituciones trabajan una media de 107 personas (tabla 7). Los archivos de la República Dominicana y México son los que mayor número de trabajadores tienen (370 y 314 respectivamente), dato que contrasta con los 12 trabajadores del paraguayo, los 14 del ecuatoriano y los 16 del salvadoreño. Un dato afirmativo es que el personal de todos los archivos, excepto los salvadoreños y los paraguayos, cuenta con formación archivística.

 

 

4.2 Sedes web de los archivos nacionales hispanoamericanos

La tabla 8 muestra el año de creación de las sedes web de los archivos nacionales hispanoamericanos. En ella se observa que el portal más antiguo es el perteneciente al AN de Ecuador, y los más actuales los portales de Paraguay y Uruguay. Consideramos conveniente señalar que aunque en el cuestionario recibido por el AGN de Uruguay se indica que su sede web se creó en el año 2008, en trabajos anteriores realizados por las mismas autoras del presente artículo (Más 2007) comprobamos que el sitio web ya estaba presente en Internet en marzo del año 2007.

 

 

Las sedes web de 5 archivos (los de Argentina, Costa Rica, El Salvador, México y Perú) han sido creadas únicamente por personal de la institución, en los de Panamá y la República Dominicana se han encargado específicamente a una empresa, mientras que la creación de los portales de 3 archivos (los de Chile, Ecuador y Puerto Rico) aunque la ha diseñado una empresa también ha participado personal de la institución. En el caso del AN de Uruguay, el website ha sido creado por el personal de la institución, pero con orientación y apoyo técnico de un informático de la Universidad de la República. El sitio web de Paraguay (recordemos que no es el oficial), su nombre y hosting son donación de una empresa auspiciante.

En todos los casos el mantenimiento del sitio web se lleva a cabo por personal de la institución, aunque en algunos archivos también participan otras personas. Así por ejemplo, en el mantenimiento del website del AN de Argentina también se incluye al personal del Área de Sistemas del Ministerio de Interior (la página web del AN de Argentina forma parte del web del Ministerio de Interior).

En la mayoría de los archivos, los responsables de los contenidos proporcionados en las sedes web son sus directores, los encargados de las secciones o áreas del archivo, o ambos.

Las herramientas utilizadas para la creación y/o mantenimiento de las sede web son diversas: HTML, PHP, Java, JavaScript, Perl, ActionScript, (lenguajes de programación), Flash (para la creación de animaciones gráficas), MySQL (gestor de bases de datos), Apache (servidor web), Dreamweaver (editor web), Photoshop, Illustrator, Fireworks (para diseños gráficos), etc.

Dos archivos actualizan su sitio web diariamente (AN de Argentina, AGN de Perú), cinco semanalmente (AN de Chile, AGN de México, AGN de Puerto Rico, AGN de la República Dominicana y AGN de Uruguay), uno quincenalmente (AN de Panamá), dos trimestralmente y las que se requiera a solicitud de la Dirección (AN de Costa Rica y AN de Ecuador) y uno según acontecimientos (AN de Paraguay). El AN de El Salvador no lo especifica.

Disponen de algún método para medir la satisfacción de los usuarios tan sólo en las sedes web de 5 archivos: el de Costa Rica emplea estudios de usuarios, el de Ecuador seguimientos de uso, el de México buzón y correos electrónicos, mientras el de Perú mide la satisfacción de sus usuarios a través de sus consultas online. El AN de Argentina no especifica el método empleado.

También son sólo 5 los archivos que poseen estadísticas de acceso a la sede web: los de Argentina, Chile, México, la República Dominicana y Uruguay, donde se destaca los 5.300.000 accesos al año a la web del mexicano. El website del AGN de la República Dominicana estuvo fuera de servicio bastante tiempo y se relanzó a finales de diciembre del 2007, sin embargo, señalan que reciben mensualmente cerca de 12.000 visitas. El sitio web del AGN de Uruguay recibió 2680 visitas entre los meses de septiembre y octubre del año 2007.

Respecto al número de consultas realizadas a través de la web en el último año (2007), destaca nuevamente el archivo mexicano, con 350.000 consultas.

Los temas principales de las consultas realizadas a través de los portales de los archivos nacionales hispanoamericanos son: trámites que se pueden realizar y los fondos que custodian (AN de Chile); requerimiento de servicios (AN de Ecuador); solicitud de copia digital de documentos (AN de Paraguay); árboles genealógicos, inmigrantes y documentos administrativos (AGN de Perú); consulta de documentos digitalizados (AGN de la República Dominicana); y fondos, noticias de eventos relacionados con el archivo y legislación (AGN de Uruguay). En la sede web del AGN de México lo más consultado son: la Guía General, el Portal de la Independencia y el Portal de la Revolución, tres secciones a las cuales se puede acceder desde la página principal (o de inicio) de la sede web.

Los archivos de Costa Rica, México y Uruguay son los únicos que no tienen pensado modificar la estructura o diseño web, debido a que el sitio web se rediseñó o creó recientemente. Los motivos de los que sí tienen pensado realizar una modificación son diversos: incorporación de nuevos contenidos, es decir, actualizar la información proporcionada (los de Chile, Ecuador, El Salvador y Paraguay); para que los usuarios puedan consultar los fondos de la institución (AN de Panamá) y para cambiar la imagen proyectada (los de Perú y la República Dominicana).

Los sitios web de todos los archivos, excepto los de reciente creación (los de Panamá, Paraguay y Uruguay) y el AN de El Salvador, han sufrido alguna remodelación. Así, los de Perú y Argentina han sufrido una, aunque en el argentino se tiene pensado cambiar el portal completo a finales del año 2008. Los archivos de Chile, Costa Rica y México han realizado dos remodelaciones de sus sedes web, y el de la República Dominicana tres, aunque ninguno especifica los motivos. El puertorriqueño está en proceso de la tercera remodelación, y el ecuatoriano afirma haber realizado cuatro remodelaciones, aunque ninguna de ellas se ha producido en los últimos tres años.

Anteriormente se comentó que sólo el AGN de Perú había digitalizado sus fondos entre un 26-50%, y que el resto no llegaba al 25%. Ningún archivo nacional hispanoamericano ha colocado en línea todos sus fondos digitalizados (5), aunque todos (excepto el peruano que no lo sabe y el uruguayo que no lo indica) afirman que tienen pensado incluir más fondos en sus sedes web, aunque sea a largo plazo, como es el caso del AN de Costa Rica. Los principales criterios seguidos para colocar los fondos en línea son: los más consultados (utilizado por 7 archivos) y los definidos por la dirección (empleado por 5 archivos), así como los que responden a temas de interés nacional y todos los que están digitalizados e inventariados (utilizado por 4 archivos).

Ocho archivos (los de Chile, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, México, Perú, Puerto Rico y la República Dominicana) incluyen en sus sedes web la revista o boletín de la institución. Todos lo hacen a texto completo, excepto el peruano, que sólo ofrece la portada y el índice de la revista. El ecuatoriano señala que incluye la portada y una breve descripción de la revista en su sitio web, pero en éste no lo hemos encontrado.

Además, la mayoría tienen pensado incluir próximamente en su sede web alguna herramienta de descripción documental, siendo las más comunes el cuadro de clasificación, el inventario y el catálogo.

La tabla 9 muestra los servicios y/o trámites en línea que ofrecen los archivos a través de sus sedes web. En ella se observa que en la mayor parte de los casos son servicios de información y consulta.

 

 

Estudios anteriores demostraban que los archivos encuestados apenas utilizaban los metadatos o lo hacían de forma errónea (Chain, 2006; Más, 2007). Por ello, una de las preguntas del cuestionario se refería a éstos. Aunque todos afirman conocer qué son estas ‘etiquetas meta’, consideramos que no es así en algunos casos, ya que afirman no tener pensado incluirlas próximamente. Consideramos que si realmente conocieran la utilidad de los metadatos (es una información que se incluye rápidamente, sin coste alguno y beneficia la visibilidad de la sede web, ya que es más fácil de recuperar por los motores de búsqueda) los incluirían.

4.3 Webmasters de las sedes web de los archivos nacionales hispanoamericanos

Utilizamos el término webmaster para referirnos a la persona encargada del mantenimiento de una sede web.

Una de las preguntas realizadas en el cuestionario enviado, es el número de personas que trabajaban en el mantenimiento de la sede web. El segundo bloque del cuestionario se compone de datos relativos a los webmasters, de manera que si un archivo indica que son dos las personas que se encargan del mantenimiento del sitio web, también deben indicar la información (sexo, edad, estudios, tareas que desempeña, modo de acceso al puesto de trabajo, etc.) de esas dos personas. Sin embargo, no todos los archivos nos han ofrecido estos datos.

Así, el AN de Chile indica que son tres las personas que ingresan la información y seis las que integran el web, pero sólo ofrece información completa de una persona. El AGN de la República Dominicana indica que son cuatro los trabajadores encargados del mantenimiento del sitio web, pero también ofrece información únicamente de una persona. Los archivos de Ecuador y El Salvador afirman que tienen dos webmasters, pero ofrecen información sólo de uno de ellos. Por su parte, el AN de Panamá indica que la Dirección de Tecnología del Registro Público del país es la encargada del mantenimiento del sitio web, y proporciona información de una única persona.

Teniendo en cuenta estas observaciones, se puede afirmar que dos es el número medio de personas que trabajan en el mantenimiento de las sedes web de los archivos nacionales hispanoamericanos.

En total, nos han remitido la información completa de 15 webmasters, uno de los archivos de Argentina, Chile, Ecuador, El Salvador, Panamá, Perú y la República Dominicana; y dos de de Costa Rica, México, Puerto Rico y Uruguay.

Respecto al género, el 60% son hombres, el 26,7% mujeres y el 13,3% (las dos personas encargadas del mantenimiento del sitio web del AN de Uruguay) no lo indican. Como refleja la tabla 10, la mayoría de ellos (73,3%) tienen una edad comprendida entre los 19 y los 40 años.

 

 

Respecto a los estudios que poseen, casi la mitad (46,7%) poseen una Diplomatura o Tecnicatura, el 33,3% una Licenciatura o Ingeniería y el 20% una Maestría. En la tabla 11 se refleja que cuatro webmasters (26,7%) terminaron sus estudios antes del año 2000, los mismos que acabaron después del año 2005, mientras que cinco (33,3%) lo hicieron entre los años 2000 y 2005. Los del AGN de Uruguay no lo especifican.

 

 

Las tareas desempeñadas son muy diversas: responsable de contenidos, actualización de contenidos, relaciones públicas y extensión cultural, administrador de servidores y sitios web, gestión de información del portal, diseño web, responsable de la funcionalidad del sitio, responsable de la programación, responsable de la digitalización.

Los estudios o la formación que se requirieron para desempeñar ese puesto de trabajo también son diversos: diseñador multimedia, relaciones públicas, Informática, Ingeniería en Sistemas de Computación, Técnico en Comunicación Social, Operador técnico de ordenadores, conocimientos de HTML y PHP, diseño e implementación de páginas web y conocimiento en manejo y desarrollo de sistemas de información, desarrollo de proyectos web, formación y experiencia profesional en manejo y gestión de información (especialmente información web), formación y experiencia en informática y diseño gráfico.

Dos webmasters indican que necesitaban un título académico para acceder al puesto, pero no especifican cual. Además, llama la atención que en el caso del AGN de Puerto Rico, uno de los webmasters necesitara tener conocimientos sobre diseño e implementación de páginas web y el otro precisara, además de ser especialista en Historia de Puerto Rico y el Caribe, tener conocimiento general del desarrollo y transformación de las instituciones políticas, legales y económicas de la región (6).

La mayoría llevan poco tiempo desempeñando su puesto de trabajo (tabla 12), y curiosamente los dos que llevan más de cinco años pertenecen al mismo archivo. Las formas más habituales de acceder al puesto es mediante entrevista y por oposición, y todos trabajan entre siete y ocho horas, salvo en el AGN de Uruguay, donde el responsable de contenidos suele dedicarle unas 8 horas semanales y el responsable del diseño web unas 20 horas (también semanales). Los webmasters de los archivos de Perú y Puerto Rico no especifican el tiempo, el peruano indica que todo el día de ser preciso y los puertorriqueños que depende de la disponibilidad del material.

El 80% han realizado algún curso de formación, cuyas temáticas son tanto la archivística como la informática. En concreto, han realizado una media de 2 cursos, siendo los principales motivos el deseo por aprender y que es necesario estar actualizado, y en bastante menor medida porque lo paga la institución y porque ésta los valora.

Otro 80% de los webmasters afirman tener contacto habitual con el responsable de la colección física y 93,3% con los archiveros.

5. Conclusiones

De los doce archivos nacionales hispanoamericanos encuestados, uno fue creado en el s. XVI, otro en el s. XVIII, tres en el s. XIX y el resto en el s. XX. Todos disponen de una sede permanente y adecuada, aunque tres reconocen no poseer buenas condiciones de seguridad. Los de Chile, México, Perú, Puerto Rico, la República Dominicana y Uruguay son los que cuentan con una mayor superficie, los mismos que poseen un mayor volumen de documentación.

La mitad de los archivos utilizan estanterías de metal, y el resto combinan el metal y la madera, aunque el panameño dispone de archivos mecánicos. Respecto al material de las cajas utilizadas para guardar los documentos, los más usados son el cartón y el cartón desacidificado.

La mayoría de las instituciones (las de Argentina, Chile, Costa Rica, Ecuador, México, Perú y la República Dominicana) custodian documentación que abarca desde el siglo XVI hasta la actualidad.

Tan sólo cinco archivos tienen más del 75% de sus fondos catalogados, destacando el chileno y el mexicano, que llegan al 100%. En la mayoría, el nivel de descripción de los documentos catalogados depende del fondo, y casi todos emplean las normas ISAD-G. Además, todos los archivos, excepto el paraguayo y el peruano, disponen de cartografía histórica.

Si la mayoría de las instituciones no ha catalogado ni el 50% de sus fondos (cuatro archivos ni siquiera el 25%), no es de extrañar que sólo un archivo (el peruano) haya digitalizado entre el 26 y el 50% de sus fondos, y que el resto no haya llegado al 25%. Los principales criterios seguidos para la digitalización de los fondos son los que responden a temas de interés nacional y los más deteriorados (utilizados por 5 archivos), así como los más consultados y los definidos por la dirección del centro (empleados por 4 archivos).

Por otra parte, los medios más habituales utilizados por los archivos para su difusión son el sitio web de la institución, las publicaciones y la realización de visitas guiadas y exposiciones.

Respecto a los recursos disponibles, los archivos nacionales hispanoamericanos tienen una media de 107 empleados, 72 ordenadores, 18 impresoras, 3 fotocopiadoras, 2 equipos de microfilmación y 5 escáneres, existiendo un gran contraste entre ellos. El AGN de México es el que mayor número de recursos materiales y humanos posee, así como uno de los que más medios utilizan para la difusión de la institución y que se coordina con mayor número de instituciones, especialmente archivísticas. Esto repercute positivamente en la creación del sitio web, ya que la sede web del archivo mexicano es el segundo más completo, en cuanto a información proporcionada (Más, 2007).

Sin embargo, aunque evidentemente el disponer de más recursos debería ayudar a que la sede web sea mejor, es posible obtener grandes logros con menos recursos. Esto lo demuestra el AN de Chile, el cual disponiendo de menos recursos que el archivo mexicano, su sede web es la más completa de todos los archivos nacionales hispanoamericanos (Más, 2007).

Las sedes web del 42% de los archivos han sido creadas únicamente por personal de la institución, el 17% han encargado específicamente a una empresa, mientras que el 20% ha sido un grupo mixto formado por trabajadores del archivo y personal de una institución lucrativa. El website del AN de Uruguay ha sido creado por el personal de la institución, pero con orientación y apoyo técnico de un informático de la Universidad de la República, y el sitio web de Paraguay (recordemos que no es el oficial), así como su hosting son donación de una empresa auspiciante.

En todos los casos el mantenimiento del sitio web se lleva a cabo por personal de la institución (aunque en algunos también participan otras personas), y los responsables de los contenidos proporcionados en la mayoría de los casos son sus directores, los encargados de las secciones o áreas del archivo, o ambos. La mitad de los archivos actualizan sus sedes web semanalmente. Además, únicamente cinco archivos disponen en sus sedes web de algún método para medir la satisfacción de sus usuarios, los mismos que poseen estadísticas de acceso a la sede web.

Respecto al número de consultas realizadas a través de la web en el último año (2007), destaca el archivo mexicano. Los temas principales de las consultas son solicitud de información sobre trámites que se pueden realizar, requerimiento de servicios o información sobre los fondos.

Casi todos los archivos afirman tener pensado incluir más fondos en sus sedes web, aunque sea a largo plazo, y la mayoría (66,6%) incluyen la revista o boletín de la institución a texto completo, excepto el peruano, que sólo incluye la portada y el índice de la revista.

La mayoría de los webmasters son jóvenes (tienen una edad comprendida entre los 19 y los 40 años), por lo que no extraña que más de la mitad hayan terminados sus estudios después del año 2000. Las tareas desempeñadas son diversas, al igual que los estudios o formación que se requirieron para desempeñar ese puesto de trabajo

Defendemos que los profesionales de la información están capacitados para gestionar la información de una sede web. Sin embargo, a través de esta investigación se obtiene que a ninguno de los webmasters de los archivos nacionales hispanoamericanos se le requirió estudios específicos de Biblioteconomía y Documentación (o de Ciencias de la Información que es como suele denominarse en América Latina). No obstante, se concluye que para desempeñar ese puesto de trabajo más que estudios específicos, se requiere de ciertos conocimientos, como lenguajes de programación, diseño web, desarrollo de proyectos web o gestión de información.

Además, consideramos que debe existir contacto habitual entre el webmaster y el responsable de la colección física, de manera que los contenidos proporcionados en la sede web y la forma de presentarlos permitan satisfacer mejor las necesidades de los usuarios. En este sentido, la mayoría afirman tener contacto habitual con el responsable de la colección física y con los/as archiveros/as.

 

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Notas

1. Este trabajo es uno de los resultados del proyecto de investigación I+D+i subvencionado por la Secretaría General de Política Científica y Tecnológica del Ministerio de Ciencia e Innovación con referencia HUM-2007-61093/HIST.

2. La dirección electrónica de @LIS es: http://www.alis-online.org/. En la publicación final del programa (disponible online en esta URL) denominada "Cuatro años de colaboración Europa- América Latina en la Sociedad de la información", se presentan los resultados que han contribuido a disminuir diferentes tipos de brechas existentes en Latinoamérica: sanitaria, de conectividad, informativa, educativa, formativa, laboral, colaborativa, política y brecha entre ciudadano y administración.

3. Disponible en: http://www.eclac.org/SocInfo/OSILAC/.

4. Entendemos que Hispanoamérica engloba los siguientes 19 países: Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, Puerto Rico, República Dominicana, Uruguay y Venezuela.

5. Para conocer cuáles son los fondos a texto completo (clasificados temáticamente) que los archivos nacionales hispanoamericanos incluyen en sus sedes web (en el año 2007), pueden consultar la siguiente obra: Más Bleda, A., Sánchez Baena, J. J., y Chaín Navarro, C. (2007). Los archivos nacionales de la América Hispana y su inmersión en Internet. Presencia, contenidos y disponibilidad informativa. Revista Nuevo Mundo, Mundos Nuevos, (7). Recuperado 03 de Enero de 2009, de http://nuevomundo.revues.org/document9633.html.

6. Para conocer cuáles son los fondos a texto completo (clasificados temáticamente) que los archivos nacionales hispanoamericanos incluyen en sus sedes web (en el año 2007), pueden consultar la siguiente obra: Más Bleda, A., Sánchez Baena, J. J., y Chaín Navarro, C. (2007). Los archivos nacionales de la América Hispana y su inmersión en Internet. Presencia, contenidos y disponibilidad informativa. Revista Nuevo Mundo, Mundos Nuevos, (7). Recuperado 03 de Enero de 2009, de http://nuevomundo.revues.org/document9633.html.

 

Datos del autor

Celia Chaín Navarro
Doctora en Filosofía y Letras. Profesora Titular. Departamento Información y Documentación. Facultad de Comunicación. Universidad de Murcia.
chain@um.es

 

Recibido - Received: 2009-03-04
Aceptado - Accepted: 2009-06-30

 

 

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